Vakantie inzet en planning resources
Sent: vrijdag 13 oktober 2007 13:14
To: Helpdesk NL Nationaal ALL (HNN)
Subject: Vakantie inzet en planning resources
Beste Helpdeskmedewerkers,
Vanuit het management zijn er vragen omtrent de inzet en planning van de helpdesk. In de voorgaande maanden hebben we gemerkt dat er geen managers zijn die precies weten waar iedereen is die aan al die tafels moeten zitten. We weten dat er ongeveer 14 helpdeskmedewerkers moeten zijn. Dit hebben we kunnen constateren door een inventarisatie van het aantal telefoons dat daar staat. Ons vermoeden is dat er meer mensen zijn aangezien er ook parttimers werken op de helpdesk. Uiteraard gaan we uit van onze excelsheet waar alleen FTE's op staan. De echte wereld is voor ons te chaotisch en ingewikkeld om bij te houden.Vorig jaar heb ik omstreeks deze tijd een instructie gestuurd hoe om te gaan met aanvragen voor afwezigheid, denk aan verlof, opleiding of klantbezoek. Voor medewerkers die calls afhandelen gelden specifieke regels. Ik merk dat dit niet meer voor iedereen helder op het netvlies staat. Vandaar deze reminder.
Het komt nogal eens voor dat in de call afhandeling bij het HNN de 3e lijn medewerkers niet aanwezig zijn door verlof. Dit verstoort de continuïteit van de klantondersteuning.
Verlof in onze spreadsheets een zeer verstorende factor. Je zal begrijpen dat wij verschillende kleurtjes gebruiken om aan te geven wat er binnen de planning aan de hand is. Ook mag het als bekend worden geacht dat een groot deel, ongeveer een derde, van de mannen een mate van kleurenblindheid heeft. Nu is het volgende aan de hand; de kleur die gekozen is om verlof aan te geven, is rood. En dat is nu juist de moeilijkste kleur om te zien voor kleurenblinde mannen.
Om er voor te zorgen dat de excelsheet waar wij op sturen duidelijk leesbaar blijft voor iedereen wil ik je herinneren aan de afspraken die ik vier maanden geleden, toen bijna iedereen op vakantie was, heb rond gestuurd.
Een verlofaanvraag dient in viervoud te worden aangeleverd. De eerste, roze, bon met daarop de exacte data en de accordering van je 1e-lijnmanager moet worden gekopieerd in de map H:\HNN\Verlofaanvragen. De tweede, gele, bon moet in een gesloten enveloppe, voorzien van bedrijfslogo, afdelingsnummer en een random 11-cijferig priemgetal, gestuurd aan de afdeling HR, subcode verlof. Dit moet minstens twee weken gebeuren voor de eigenlijk, rode, aanvraag op het bureau van je 2e-lijnmanager terecht komt. De rode bon, in casu de eigenlijke aanvraag, moet worden afgeleverd in het postvak van je 2e-lijnmanager. Dit kan alleen op op weekdagen tussen twaalf en een, als hij aan het lunchen is aangezien hij met zijn stoel tegen de archiefkast zit, of na werktijd. De groene bon, voorzien van een met rode pen getekend zonnetje moet persoonlijk worden overhandigd aan je HR-manager, die nooit aanwezig is.
Alle verlofaanvragen moeten 9 maanden voor het eigenlijke verlof worden ingediend. Voor je een complete verofaanvraag kan indienen moet je zorgen voor vervanging. De termijn van 9 maanden is gekozen om eventuele zwangerschappen, skiongelukken of spontane vakanties, die weliswaar een impuls kunnen zijn voor je sociale leven maar erg lastig zijn in verband met de verlofsheet, voor te zijn. Aangezien cursussen buiten de reguliere verlofaanvraag vallen, maar wel onderdeel zijn van de inzetplanning, zullen deze worden afgewezen. Dit betekent helaas dat je geen carrière meer kan maken. Ook ontslag, overlijden of pensioen is in de huidige inzetplanning niet mogelijk.
Een akkoord van je 1e-lijnmanager of 2e-lijnmanager is nog steeds geen garantie voor de daadwerkelijke accordering van het verlof. De planning die in excel wordt bijgehouden, en niet in de reguliere back-up van mijn laptop wordt meegenomen omdat ik hem op floppy bewaar, is leidend bij alle aanvragen. Wat geldt is de kleur van het vakje wat achter jouw stoelnummer staat. Rood is fout!
Voor officiële schoolvakanties geldt dat de vakanties uiterlijk 6 maanden voorafgaand aan die periode wordt geaccordeerd. Na die periode geldt 'first come first serve' onder de voorwaarde van voldoende bezetting in het HNN-rooster (zie boven).
Ik hoop dat hiermee de regels en bepalingen weer duidelijk zijn. De komende drie maanden ben ik zelf op vakantie, er kunnen dus geen veranderingen worden gemaakt in de sheet. Laten we er vanaf 2009 rekening mee houden dat we waarschijnlijk een andere manager hebben op deze positie. Tot die tijd is het een kwestie van doorbijten. Verlof is ook maar verlof zeg ik altijd maar.
Tot over drie maanden,
Fred.
